L’organisation freelance : vous avez le temps !

Vous venez de (ou vous allez bientôt) vous lancer en tant que freelance récemment. Après de nombreuses démarches administratives, le développement de votre projet, avoir créé votre client idéal et d’autres modalités de début d’activité : vous pouvez enfin vous plonger dans votre domaine d’activité à plein temps. Sauf que vous ne savez pas par où commencer. Votre organisation freelance n’est pas encore au point et ça peut vite être la panique à bord.

Tout d’abord, rassurez-vous : c’est normal ! A l’école, pendant les études ou encore dans un travail salarié, votre horaire et les tâches à effectuer sont majoritairement définies pour vous. L’école vous remet un horaire avec les cours et la date des examens, votre employeur vous demande de travailler en respectant des horaires définis et d’effectuer un certain nombre de tâches pour l’entreprise. Quand on devient freelance, cette structure disparait et c’est à vous d’organiser vos journées. Cette organisation complète peut faire peur, mais à la fin de cet article, vous verrez cela comme une aubaine.

Dans cet article, vous allez lire mon retour d’expérience, quelqu’un qui, comme vous, a commencé le freelancing sans organisation définie. Mais j’ai rapidement appris en échangeant avec d’autres indépendants, grâce à la lecture d’articles de blog similaires et de nombreuses lectures auxquelles j’ai emprunté quelques concepts que j’applique quotidiennement.

Mes lectures les plus intéressantes de l’année :

Ma définition de l’organisation freelance

S’organiser c’est définir une structure qui vous convient personnellement dans le but d’atteindre un objectif clairement défini. De cette définition, il est important d’isoler 3 grandes idées. Afin de les illustrer, prenons l’exemple de Camille.

Camille est une jeune entrepreneure de 30 ans. Elle a décidé de quitter son emploi de chargée de communication dans une grande entreprise afin de retrouver sa liberté et de travailler sur ce qui la fait vibrer : la poterie. Elle réalise de magnifiques articles dans son atelier qu’elle vend ensuite à des particuliers et restaurateurs. Son tour de poterie n’a aucun secret pour elle mais le freelancing est tout à nouveau pour elle. Elle doit trouver le moyen d’organiser ses journées efficacement.

Les 3 clés de l’organisation

Avoir un objectif clair à atteindre : c’est la raison principale, le but à atteindre au moyen d’une bonne organisation.

Dans notre exemple, Camille a pour objectif de retrouver le salaire qu’elle avait en entreprise afin que son projet reste viable sur la durée.

Personnel : chacun est différent. Nous avons tous notre façon de fonctionner. Nous devons le savoir et l’accepter. Il n’existe pas une seule manière d’atteindre une organisation freelance optimale. Cela passe une connaissance de soi et de ce qui fonctionne personnellement. Êtes-vous plutôt productif le matin ou le soir? Est-ce vous travaillez mieux au calme chez vous ou avez-vous besoin de contact sociaux, de travailler par exemple dans un coworking avec d’autres personnes?

Camille est une lève-tôt. Son rendement est au maximum lorsqu’elle commence ses journées vers 6h du matin. Par contre, après 17h elle sait très bien que ce n’est pas la peine de forcer. Elle alterne ses périodes de travail entre moments seule dans son atelier lorsqu’elle fabrique ses créations d’une part. D’autre part, elle a besoin de moments sociaux 1 à 2 fois par semaine dans le coworking qu’elle fréquente. 

Structure : identifier et découper les tâches afin de créer son horaire type. A quelques exceptions près, les activités à organiser en tant que freelance se répètent chaque semaine. Prenez le temps de les noter sur une feuille de papier ou les notes de votre téléphone. Vous listez 7-8 tâches principales qui reviennent chaque semaine. Observez le temps que nécessite chacune de ces tâches pendant quelques semaines. Vous pourrez rapidement établir un horaire type qui sera votre allié lorsque vous planifierez votre semaine (on reparle de la planification dans un instant).

Inspirez-vous de la structure de Camille si vous le souhaitez.

6 astuces pour avoir une organisation freelance au top

1 – Planifiez votre semaine

Préparez votre planning le dimanche ou avant de commencer la semaine. Cela permet de commencer en sachant exactement ce que vous aller faire. Cette petite tâche anodine de 15-20 minutes vous permettra d’être opérationnel directement et de gagner beaucoup de temps dans votre semaine.

2 – Important, urgent ? Faites le tri !

Lorsque vous planifiez vos tâches, pensez à effectuer les tâches avec des deadlines proches, les plus urgentes et importantes en premier lieu. Les autres, croyez-moi, peuvent attendre leur tour. Ce schéma vous permettra de faire le tri entre les différentes tâches et à les planifier intelligemment dans votre planning de la semaine.

3 – Des to-do list efficaces, la clé de l’organisation freelance

Faites des to-do list de tout ce qui est utile. Regroupez les listes de choses à faire similaires entre-elles et vous obtiendrez des objectifs / tâches à réaliser. Découpez ensuite vos objectifs principaux en sous-objectifs à atteindre en 90 jours – en un mois – en une semaine – sur une journée. Vous verrez que rien n’est difficile et inaccessible lorsqu’il est découpé en petites tâches

Pourquoi se fixer des objectifs à 90 jours ? Stan Leloup en parle très bien dans ce podcast.

4 – Effectuez immédiatement vos tâches qui prennent moins de 5 minutes

Pourquoi ne pas simplement la planifier à plus tard ? Tout simplement parce que le temps cumulé à planifier, réflechir et penser à cette tâche est supérieur à… l’exécution elle-même. Alors rendez-vous service ! Si vous estimez qu’une tâche est réalisable en moins de 5 minutes, faites-la immédiatement. Vous vous remercierez plus tard.

5 – Définir et respecter son temps (et ne plus culpabiliser !)

Il est crucial de définir dans son planning, des moments de travail mais également des moments de détente. Si vous êtes dans une plage horaire de travail, respectez-la. Vous avez une plage horaire de détente qui vous attend plus tard dans la journée, un peu de patience. Si vous voulez en profiter pleinement et ne pas culpabiliser “de ne pas avoir assez travaillé assez”, définissez ces différents temps et tenez-vous y.

6 – Éviter les distractions inutiles

Dans la continuité du respect du temps (travail ou détente), pensez à éloigner des distractions lorsque vous êtes en mode travail. Coupez les notifications intempestives de votre téléphone. La plupart des téléphones permettent de configurer un mode de concentration qui réduit les distractions externes. Trouvez votre méthode de travail pour ne pas être distrait : un bon casque et de la musique, une pièce sans personne et sans bruit, des techniques de productivité comme les célèbres pomodoro.

Bonus – Ce réel sur notre page Instagram regroupe les conseils cités ci-dessus mais également quelques astuces supplémentaires pour une organisation et une productivité au top.

Vous l’aurez compris, le but de trouver (et de suivre) une bonne organisation freelance est de gagner du temps (et le rentabiliser) et diminuer la charge mentale (le cerveau fonctionne mieux quand il n’y a pas 1001 choses en même temps à penser). Ce sentiment “d’avoir plus de temps” permet d’atteindre plus vite ses objectifs et tendre vers la réussite professionnelle et/ou personnelle. C’est un sentiment d’accomplissement incomparable.

Aller plus loin : Comment gagner encore plus de temps dans son organisation freelance ?

La seule limite dans votre organisation et votre productivité, ce n’est pas vous (étant donné que vous avez mainteant lu toutes les astuces de cet article) mais c’est le temps. Nous disposons tous de 1440 minutes par jour, pas une de plus pas une de moins. A minuit, le compteur se remet à zéro (ou plutôt à 1440 si c’est un décompte) et il n’y a pas moyen d’économiser des minutes à reporter plus tard. Quand on est indépendant (mais pas que), on a beaucoup de choses à faire et pas toujours le temps ou les connaissances pour tout réaliser sur les 1440 minutes quotidiennes.

Alors si une tâche vous prend trop de temps sur votre planning de la semaine ou que vous n’êtes suffisamment formé pour l’exécuter sans mettre en péril votre organisation solide, vous devez déléguer !

Si vous voulez éviter la surcharge de travail, vous devez apprendre à déléguer et à faire confiance aux bonnes personnes. Vous verrez que le temps que vous allez récuperer en échange pourra être investi dans ce qui compte vraiment : du temps personnel pour souffler, créer de nouveaux projets, réaliser vos tâches urgentes et importantes… Les secteurs peuvent être variés, voici quelques-uns des exemples les plus rentables.

 Pensez à déléguer !

→ Une personne qui s’occupe de faire le ménage à votre place.

Camille a horreur de faire le ménage. Elle préfère passer des moments de qualité avec sa famille et ses amis à la place.

→ Un comptable qui vous décharge de la paperasse et des horribles documents incompréhensibles.

Si elle a quitté son emploi dans la comm’, ce n’est pas pour passer ses week-end dans la paperasse.

→ Une graphiste pour construire l’image de marque qui la démarquera de ses concurrentes.

Cela fait plus de temps à l’atelier pour créer ses réalisation.

→ Un webdesigner qui construit un site web et une boutique en ligne pour booster ses ventes et lui permet d’atteindre son objectif financier en quelques mois à peine.

En plus, Camille et l’informatique ça fait deux.

Conclusion

Pour conclure, vous devez retenir que avoir une organisation efficace est le résultat d’une volonté et d’une discipline personnelle. Même si certaines astuces universelles vous permettront de gagner en productivité, votre organisation est propre à vous. Il faut essayer ce qui semble vous convenir, essayer, recommencer pour trouver votre propre rythme et arriver à une organisation optimale.

N’oubliez pas que la seule limite commune à tous les freelances qui souhaitent s’organiser est le temps limité. Pensez à déléguer à des personnes de confiance des tâches chronophages ou pour lesquelles vous n’êtes suffisament formés afin de dégager du temps. Vous pourrez ensuite réinvestir ce temps gagné dans d’autres activités qui comptent vraiment pour vous.

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